Charte de qualité | Flex Formation SASU

Charte Qualité

Résumé

L’Organisme de formation Flex Institute s’engage à :

Informer et conseiller les prescripteurs et/ou les stagiaires sur les actions de formation correspondant à leurs besoins.
Personnaliser ses offres de formation afin d’intégrer les besoins du stagiaire dans le parcours de formation et de prendre en compte pleinement son projet professionnel.
Proposer une offre de formations répondant à la réalité du secteur d’activité grâce à une veille régulière et performante.
Veiller à l’adéquation entre les contenus pédagogiques, les objectifs de la formation et les publics visés.
Veiller à l’adéquation entre le niveau de chaque stagiaire et le respect des besoins du groupe.
Choisir avec soin les modalités pédagogiques contribuant au développement optimal des compétences des stagiaires.
Accueillir chacun de ses stagiaires dans les meilleures conditions matérielles pour que les modalités d’apprentissage soient les plus efficientes possibles.
Assurer un suivi et un accompagnement personnalisé à chacun de ses stagiaires, y compris après la formation.
Mesurer systématiquement la qualité de ses prestations dans une démarche d’amélioration continue.
Tenir compte des évaluations des stagiaires afin de faire évoluer régulièrement les offres de formation.
Recueillir, traiter et répondre aux remarques et/ou réclamations de ses interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, financeurs).
Respecter les obligations légales et la réglementation en vigueur concernant les Organismes de Formation.

Charte de qualité de la formation professionnelle continue

Dans le cadre de sa mission, Flex Institute dénombre dans la présente charte, sa volonté de mettre en place un processus d’amélioration continue de ses pratiques sur le plan pédagogique, administratif, commercial, organisationnel, impliquant tous les acteurs de l’action de formation.

Missions de Flex Institute

Selon la loi du 5 mai 2014, tout centre de formation doit assurer la transparence concernant ses dispositions liées au suivi et à la bonne gestion de ses formations. Flex Institute, organisme de formation professionnelle continue obéit à ce titre à la réglementation.

En qualité de centre de formation référent dans le domaine du handicap et de l’accompagnement des PMR, Flex Institute, qui assure déjà un suivi de proximité avec l’ensemble de ses interlocuteurs (conseil, écoute, recommandation sur les outils et les méthodologies en création numérique), n’a pas attendu l’application du décret pour réaliser de manière informelle ces recommandations.

Bien que ces nouvelles formalités encouragent la virtualisation des échanges et autorisent les centres à ne plus faire acte présentiel pour leur conseil ou l’écoute, Flex Institute maintient sa mission de proximité avec son public et s’engage à continuer de répondre à toute demande en ce sens, liée à une action de formation.

Ce que dit la loi

« La loi du 5 mars 2014 confie aux financeurs de la formation professionnelle la responsabilité du suivi et du contrôle de la qualité des organismes de formation avec lesquels ils travaillent.

Objectifs : améliorer la transparence de l’offre de formation et favoriser une montée en charge progressive de la qualité des actions de formation.

Le décret n°2015-790 du 30 juin 2015 fixe les critères qui permettent aux financeurs de la formation professionnelle continue de s’assurer de la qualité des actions de formation.

Ce décret :

Établit le calendrier avec une mise en application au 1er janvier 2017 Précise que les financeurs mettent à disposition des organismes de formation, des entreprises et du public, selon des modalités qu’ils déterminent, des informations relatives aux outils, méthodologies et indicateurs permettant de faciliter l’appréciation de la qualité des formations dispensées
Fournit les six critères qui doivent être évalués :
L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé
L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation
La qualification professionnelle et la formation continue des personnes chargées des formations
Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus
La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires Demande aux organismes financeurs d’inscrire et de publier à partir du 1er janvier 2017 la liste des organismes de formation qui remplissent les critères évalués
C Charge les organismes financeurs de veiller à l’adéquation financière des prestations de formation achetées et aux tarifs pratiqués pour des prestations analogues

Les critères visent à :

améliorer la lisibilité de l’offre de formation,
inciter les prestataires de formation à donner davantage d’informations utiles aux financeurs et aux bénéficiaires, notamment sur les résultats obtenus aux examens et d’accès à l’emploi,
accroître la capacité de l’offre de formation à s’adapter aux besoins du public à former.

Les critères qualité de nos formations

La qualité d’une action de formation s’apprécie selon les 6 critères définis par le décret n°2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue :
L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Ainsi pour chaque formation, et au regard des critères précédemment énoncés, le dispensateur de formation que représente CPHD-Formation doit être en mesure de justifier de :

l’intitulé de l’action de formation,
des objectifs de formation en termes de résultats à atteindre,
du public concerné et des pré-requis conseillés et/ou exigés,
du nombre de participants,
de la durée et du planning de formation,
des dates proposées, lieux et locaux de réalisation,
du programme de formation.

Pour chaque formation, Flex Institute procède à une enquête de satisfaction auprès du commanditaire et des bénéficiaires de la formation.

Nos engagements

Flex Institute s’engage à:

Mettre au service de nos clients notre connaissance spécifique dans notre domaine de formation ;
Accompagner nos clients dans l’analyse de leurs besoins et leur conseiller le plan d’actions le plus adapté ;
Concevoir chaque programme de formation en complète cohérence avec les objectifs poursuivis ;
Choisir les techniques pédagogiques et les profils d’intervenants pour contribuer à un développement optimal des compétences ;
Animer nos stages de façon vivante et interactive ; impliquer nos stagiaires comme acteur de leur apprentissage en les mettant en situation, le plus souvent possible ;
Mesurer systématiquement la qualité de nos prestations par des évaluations dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue.

Pour cela, nous avons élaboré des procédures et outils nous permettant de :

Analyse et conception
- Recueillir les données nécessaires à la conception d’une action efficace : profil du public, objectifs précis, contexte, spécificités et contraintes à prendre en compte.
- Veiller à l’adéquation des contenus pédagogiques avec les objectifs de la formation.
- Concevoir la formation adaptée et la formaliser à travers une proposition écrite détaillée.
- Procéder à l’actualisation régulière de nos supports et de nos programmes.
- Etre en capacité de construire des parcours individualisés ou personnalisés
- Construire ses actions de formation longues sous forme de modules qui lui permettent d’intégrer des stagiaires en parcours raccourcis et différenciés
- A être en capacité d’élaborer un positionnement préalable
- A respecter les prérequis établis pour les formations qualifiantes ou certifiantes

Animation
- Prendre en compte les attentes collectives et individuelles des participants dans le cadre du plan de stage annoncé.
- Veiller au confort matériel et psychologique des stagiaires en cours de formation et s’assurer de l’existence d’un environnement favorable au développement des compétences des bénéficiaires de sa prestation.
- Choisir nos intervenants sur la base de leurs compétences théoriques et pratiques, mais aussi de leur savoir-faire pédagogique et de leur expérience.
- Mettre à jour régulièrement les connaissances techniques de ses formateurs et à mesurer la pertinence de ses méthodes pédagogiques,
- Délivrer une formation adaptée aux besoins et compétences des publics formés
- Remettre à chaque stagiaire des supports pédagogiques adaptés et pertinents.

Bilan et évaluation
- Organiser les modalités et procéder, à des évaluations des stagiaires avant et après la formation, s’assurer des capacités acquises et mesurer l’atteinte des objectifs fixés (tout type de public), à l’issue de la formation et quel que soit le résultat obtenu.
- Etudier les causes des échecs, abandons, absences et produire un bilan analytique
- Evaluer la satisfaction des formateurs et leur imposer une auto-analyse de pratiques
- Effectuer un bilan de chacune de nos formations, par une évaluation individuelle écrite et un bilan de groupe ; et en fournir la synthèse à nos clients.
- En cas de non-conformité d’une formation, analyser les raisons du dysfonctionnement et mettre en place les mesures correctives nécessaires.
- Relation avec les OPCA

Flex Institute s’engage à:

Fournir les informations nécessaires à l’identification de son activité et de ses interlocuteurs,
Transmettre, à l’organisme paritaire ou à l’entreprise, les documents nécessaires au financement des actions de formation,
Suivre la participation aux actions réalisées,
Mettre en place un système de suivi pédagogique et d’évaluation différencié dès l’entrée en formation.
Important : Flex Institute informe l’organisme paritaire de toute modification de ces données.

Nos moyens de contrôle

La direction de Flex Institute contrôle le bon déroulement des formations dispensées tout au long du processus de formation en réalisant avant, pendant et à l’issue d’une action. Elle peut revêtir plusieurs formes.

Le contrôle sur pièces

Cette forme de contrôle consiste à encadrer chacun des six critères du décret relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue :

L’identification précise des objectifs de la formation et de son adaptation au public formé (Programme de formation) ;
L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics (Feuilles d’émargement) ;
L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement de l’offre de formation (Supports pédagogiques)
La qualification professionnelle et la formation professionnelle du personnel en charge de la formation (CV des formateurs)
Les conditions d’information au public sur l’offre de formation, ses délais d’accès, et les résultats obtenus (Catalogue de formation)
La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires (Protocole d’évaluation (chaud ou froid)).

Le contrôle sur site

Le contrôle sur site est effectué par le gérant de Flex Institute, sur le lieu de formation indiqué dans la convention de formation particulièrement lorsque le formateur n’est pas le gérant de Flex Institute lui-même:

À l’improviste afin de s’assurer de la réalité et de la qualité d’une action de formation ciblée.
Prévu afin de vérifier si le dispensateur de formation répond aux attentes du décret relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue.

Le contrôle par enquête auprès des stagiaires

A l’issue de chaque formation, quelques soit les résultats obtenus par les stagiaires, Flex Institute impose à tous les participants une évaluation (à chaud) de l’action de formation afin de vérifier les bonnes conditions de réalisation, la qualité et l’adéquation de la formation avec les documents fournis, l’adaptation des locaux et les qualités pédagogiques des formateurs.

Le contrôle par enquête auprès des formateurs

A l’issue de chaque formation, Flex Institute impose à tous les formateurs :

une évaluation de l’action de formation afin de vérifier les bonnes conditions de réalisation de sa prestations, le respect des prérequis de stagiaires, la qualité et l’adéquation des moyens fournis, l’adaptation des locaux et les qualités pédagogiques des formateurs.
une auto-analyse de ses pratiques professionnelles afin de valoriser ses acquis et d’identifier ses points de progrès pour ses prochaines animations.

Sanctions

Sanction en interne :

L’organisme Flex Institute ne considère pas ces contrôles comme une formalité administrative réglementaire, mais comme un moyen inéluctable pour améliorer son offre de service.

Aussi les personnels du centre vont prendre en considération toutes les remarques, anomalies, problématiques ou difficultés formulées par les stagiaires ou par les intervenants, les analyser lors d’un brainstorming afin d’y apporter une réponse ou une solution adaptée.

Sanction au regard des formateurs :

En cas d’anomalies ou de non-respect des dispositions légales et réglementaires de la part d’un collaborateur ou du formateur, ceux-ci s’exposent aux sanctions ci-dessous :

Gel de ses interventions à venir ;
Annulation pure et simple du contrat en cours ;
Prise en charge du coût de remplacement du formateur ;
Signalement auprès des autorités compétentes.

Résultats

Flex Institute notifie le feedback du contrôle et motive les éventuelles sanctions et/ou modalités de gestion spécifiques qui en découlent par courrier recommandé adressé au formateur.

Une information est également effectuée auprès des prescripteurs, financeurs et entreprise partenaires.

Concernant les formateurs, l’ensemble des règlements et ou demandes de prise en charge sont suspendus à titre conservatoire à partir de la date de début du contrôle et jusqu’à régularisation de la situation. Un recours par transmission d’éléments contradictoires est possible dans les 30 jours suivant la réception du courrier de notification. A défaut, la notification est réputée effective sans recours possible.

Dans le cadre de sa mission, Flex Institute garantit aux formateurs et aux services de formation interne des entreprises :

un droit de recours,
un droit de confidentialité des informations recueillies. En cas de litiges, cette garantie ne pourra être retenue lors de la transmission des éléments aux autorités compétentes.
De leur côté, les prescripteurs, financeurs et entreprises partenaires s’engagent à :

transmettre à Flex Institute tout document supplémentaire aux pièces constitutives de la demande de prise en charge s’inscrivant dans le cadre de la mission de contrôle ;
autoriser Flex Institute à prendre contact avec les salariés concernés par l’action de formation afin de répondre à des enquêtes qualitatives.

Sources légales

http://www.data-docks.fr
http://www.gouvernement.fr/action/la-formation-professionnelle
Loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale
Décret n°2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue